Обговорення триває до 14.02.2020 року. Залишайте ваші коментарі до цієї електронної консультації.

Порядок проведення електронної реєстрації дітей до гуртків комунальних закладів позашкільної освіти підпорядкованих управлінню освіти і науки

Тернопільської міської ради

Електронна реєстрація дітей до гуртків першого року навчання комунальних закладів позашкільної освіти підпорядкованих управлінню освіти і науки Тернопільської міської ради (далі гуртки закладів позашкільної освіти) запроваджується в тестовому режимі з 2020/2021 навчального року з метою забезпечення прозорості, відкритості, єдиного підходу до зарахування дітей до закладів освіти.

1.         Електронна черга

1.1.      Тернопільська міська рада використовує для електронної реєстрації дітей у гуртки закладів позашкільної освіти тестову версію порталу Bloqly https://gurtok.bloqly.com/#/ (надалі - Система), яку створено з використання технологій blockchain.

Електронна черга у заклади освіти з використанням технології блокчейн забезпечує відкритий і неупереджений процес управління чергами в заклади позашкільної освіти.

Дані про стан статусів заявок, черговості кожної заявки і повна історія подій зберігаються в розподіленому криптографічному блокчейн-реєстрі і одночасно відображаються на сайті системи таким чином, що батьки або законні представники в будь-який момент мають можливість перевірити стан поданих ними заявок та інформацію про загальну кількість заявок до закладу позашкільної освіти.

1. 2. Електронна реєстрація дітей до гуртків першого року навчання закладів позашкільної освіти на період 2020/2021 н.р. через Систему триває з 01.05.2020 року по 14.09.2020 року.

*Прийом у гуртки закладів позашкільної освіти може здійснюватися протягом навчального року на вільні місця (в міру закінчення комплектування гуртків, груп та інших творчих об'єднань) за бажанням вихованців, учнів, слухачів і за згодою батьків або осіб, які їх замінюють, за умови попередньої електронної реєстрації дитини (за винятком прийому у КЗ ТМР "Дитяча хорова школа «Зоринка» імені Ізидора Доскоча»").

2. Електронна реєстрація дитини

   1. Електронна реєстрації дитини до гуртків першого року навчання закладів позашкільної освіти здійснюється:

• Одним із батьків або законним представником дитини самостійно;

• Адміністратором Центру надання адміністративних послуг (за зверненням батьків);

• Адміністратором закладу (за зверненням батьків).

  2. Адміністратором Центру надання адміністративних послуг та Адміністратором закладу реєстрація заявки в електронну чергу здійснюється за зверненням батьків із наданням повного переліку документів, вказаного у п.2.3.3.

У такому випадку розгляд заявки відбувається у загальному порядку – відповідно до загальної черги. Інформація щодо статусу обробки заявки надходитиме одному із батьків або законному представнику дитини на вказану ними електронну пошту.

1. 3. При реєстрації одним із батьків або законним представником дитини самостійно виконується наступний алгоритм:

      1. Один із батьків або законний представник заповнює форму «Зареєструватися» на першій сторінці сайту https://gurtok.bloqly.com/#/. У формі вводить свою електронну пошту і пароль. Для завершення реєстрації проходить перевірку капчі, погоджується з ліцензійною угодою, тисне кнопку «Зареєструватися».

      2. Після реєстрації один із батьків або законний представник підтверджує свою поштову адресу. Переходить за посиланням, яке надіслане в листі, і підтверджує реєстрацію.

      3. Після успішної реєстрації один із батьків або законний представник заходить на сайт, переходить у вкладку «Діти» та заповнює усі дані дитини, позначені зірочкою (*). Заявки, у яких не заповненні усі поля, до розгляду не приймаються та автоматично відхиляються.

Поля для заповнення:

• Прізвище, ім’я та по батькові дитини

• Дата народження дитини

• Адреса проживання дитини

• Адреса місця реєстрації дитини

• Прикріпити копію документа, який підтверджує місце проживання, серед яких:

• паспорт громадянина України (тимчасове посвідчення громадянина України, посвідка на постійне проживання, посвідка на тимчасове проживання, посвідчення біженця, посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту, посвідчення особи, якій надано тимчасовий захист, довідка про звернення за захистом в Україні) одного з батьків дитини чи законних представників;

• довідка про реєстрацію місця проживання дитини або одного з її батьків чи законних представників;

• довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи;

• документ, що засвідчує право власності на відповідне житло;

• рішення суду, яке набрало законної сили, про надання особі права на вселення до житлового приміщення, визнання за особою права користування житловим приміщенням або права власності на нього, права на реєстрацію місця проживання;

• документ, що засвідчує право користування житлом (договір найму/піднайму/оренди тощо), укладений між фізичними особами (за умови його реєстрації або нотаріального посвідчення) чи між юридичною і фізичною особами, зокрема щодо користування кімнатою в гуртожитку;

• довідка про проходження служби у військовій частині;

• акт обстеження умов проживання.

Однак цей перелік не є вичерпним – підтвердженням також може бути інший офіційний документ, що містить інформацію про місце проживання дитини та/або одного з її батьків чи законних представників. Приймаючи такий документ, директори закладів позашкільної освіти мають переконатися, що він:

• містить інформацію, яка підтверджує чи посвідчує місце проживання дитини або її батьків (одного з батьків) на території Тернопільської міської територіальної громади;

• складений, виданий чи посвідчений особою, яка уповноважена на це відповідно до закону;

• має форму та реквізити, передбачені відповідним нормативно-правовим актом.

Важливо також, що вид документу для підтвердження місця проживання обирає особа, яка подає заяву на зарахування дитини.

• Стать

• Серію та номер свідоцтва про народження дитини

• Прикріпити копію свідоцтва про народження дитини

• Серію та номер та дані про інший документ у випадку відсутності у дитини свідоцтва про народження

• Прізвище, ім’я, по батькові одного з батьків дитини

• Електронна адреса

• Контактний номер телефону

• Додаткова інформація (поле не обов’язкове для заповнення)

• Пільги (обрати один з вказаних варіантів)

• Згода на обробку персональних даних

  1. 4. Після реєстрації дитини один з батьків або законний представник дитини мають право подати заявки до гуртків обраних закладів позашкільної освіти (перейти у вкладку «Заклади»). Загалом один з батьків або законний представник може подати заявки для зарахування у 9 гуртків. По зарахуванню у гуртки одного напрямку можна подати лише 3 заявки до різних закладів позашкільної освіти (вказати пріоритет).

     5. Кожна подана заява на зарахування у гуртки може мати наступні статуси:

• «Отримано» - заявка записана в базу даних і отримала свій номер в черзі;

• «На розгляді» - адміністратор закладу позашкільної освіти почав процес розгляду заявки;

• «Скасовано» - користувач (один із батьків) самостійно скасував заявку на зарахування дитини у гурток закладу позашкільної освіти;

•  «Відмовлено» - відмовлено у зарахуванні дитини у обраний гурток закладу даного закладу позашкільної освіти;

• «Підтверджено» - заявка прийнята, підтверджено зарахування дитини у обраний гурток.

  1. 6. Про статуси розгляду кожної заявки одному з батьків або законному представнику, який реєстрував дитину, буде приходити сповіщення на електронну пошту.

     7. Після отримання статусу «На розгляді», щодо зарахування дитини у обраний гурток, один із батьків або законний представник впродовж 15 робочих днів але не пізніше 10.09.2020 року зобов’язані принести у вказаний заклад позашкільної освіти оригінали документів відповідно до п.3 цього Порядку та написати відповідну заяву.

     8. Статуси «Відмовлено» або «Підтверджено» заявник отримає тільки після написання заяви та надання документів зазначених у п.3 цього Порядку.

     9. У випадку, якщо один із батьків або законний представник не подав документи у заклад позашкільної освіти відповідно до п.2.3.7, заявка щодо підтвердження місця зарахування автоматично відхиляється. Надалі місце у черзі не відновлюється, а дитина може бути зарахована на загальних підставах у порядку загальної черги після подання нової заявки.

     10. Якщо станом на 14 вересня кількість поданих заяв не перевищує кількості місць, то не пізніше 15 вересня видається наказ про зарахування усіх дітей. Їх список оприлюднюється виключно в закладі освіти.

     11.  У випадку, якщо у закладі залишаються вільні місця, інформація про них розміщується на інформаційному стенді закладу та його веб-сайті (у разі відсутності – на веб-сайті управління освіти і науки та/або Тернопільської міської ради)

     12. Якщо станом на 14 вересня кількість поданих заяв перевищує кількість місць, то:

• до 15 вересня першочергово зараховуються діти, які зареєстровані у Тернопільській міській територіальній громаді

• до 01 жовтня розглядається можливість відкриття додаткових груп у закладі

  1. 13. Прийом у гуртки закладів позашкільної освіти може здійснюватися протягом навчального року* на вільні місця (в міру закінчення комплектування гуртків, груп та інших творчих об'єднань) за бажанням вихованців, учнів, слухачів і за згодою батьків або осіб, які їх замінюють, за умови попередньої електронної реєстрації дитини.

*Виняток прийому у КЗ ТМР "Дитяча хорова школа «Зоринка» імені Ізидора Доскоча» здійснюється до 14.09 включно.

3. Зарахування дитини у гуртки відбувається на підставі:

1.         Заяви батьків (одного з батьків)

2.         Свідоцтва про народження або іншого документа у випадку відсутності у дитини свідоцтва про народження (оригінал та копія).

3.         Копія документа, що підтверджує місце проживання/перебування дитини (для підтвердження права на першочергове зарахування).

4.         Для зарахування вихованців до спортивних, спортивно-технічних, туристичних, туристсько-краєзнавчих, хореографічних об'єднань, хорової школи потрібна довідка медичного закладу про відсутність у них протипоказань для занять у зазначених гуртках закладів позашкільної освіти:

• КЗ ТМР «Станція юних техніків» та КЗ ТМР «Центр творчості дітей та юнацтва» - довідка від педіатра.

• КЗ ТМР "Дитяча хорова школа «Зоринка» імені Ізидора Доскоча»" – довідка від отоларинголога (ЛОРа).

Прийом дітей здійснюється на безконкурсній основі (у гуртках хореографічного та вокального профілю можуть проводитися випробувальні заняття з метою визначення фізичного розвитку, природних здібностей та задатків дітей для розподілу їх по групах.

4. Доступ до персональних даних

   1. Доступ до всіх персональних даних заявника відповідно Закону України «Про захист персональних даних» має лише відповідальний працівник управління освіти і науки, адміністратор закладу позашкільної освіти та реєстратор Центру надання адміністративних послуг, які використовують персональні дані заявника виключно в межах виконання своїх повноважень.

   2. Відповідальні працівники відповідно до п.4.1. здійснюють свою діяльність відповідно до цього Порядку та несуть відповідальність за внесення, збереження та захист персональних даних заявника (-ів).

   3. Оскаржити дії працівників, відповідно до п.4.1. цього Положення, можна у письмовій формі. У листі, який надсилається в заклад позашкільної освіти, заявник обов’язково вказує причини звернення із відповідним підтвердженням.

Заклад позашкільної освіти, за результатами розгляду звернення, надає заявнику офіційну відповідь у встановлені законом терміни.

5. Примітки

Інші питання щодо зарахування дітей у гуртки закладів позашкільної освіти регулюється відповідно до Статутів комунальних закладів позашкільної освіти Тернопільської міської ради.