ПРЕАМБУЛА

Належне державне управління, верховенство права та міцні інституції є важливими основами для здорової економіки, яка сприяє зниженню масштабів бідності та нерівності, оскільки вони зміцнюють соціальну інтеграцію та створюють нові можливості для всіх.

Належне управління вимагає від органів місцевого самоврядування прозорості та відповідальності. Прозорість процедур складання бюджету є важливим кроком у напрямку посилення довіри та залучення громадян до участі в управлінні. Крім того, представницький орган місцевого самоврядування  має стати і залишатися джерелом доброчесності, етики та норм належного управління на муніципальному рівні. Необхідно, щоб ці норми були:

1. Інституціональними - обов'язковими для кожного працівника будь-якого рангу та будь-якого комунального підприємства.
2. Муніципальними - зрозумілими, прийнятними, такими, яких дотримується щонайменше більшість мешканців громади.

Належне управління та ефективна боротьба з корупцією зобов’язують міську влада прийняти всебічну довгострокову стратегію та відповідні нормативні акти, які обговорювалися публічно та були підтримані більшістю громадян. Усі ці інструменти мають ґрунтуватися на зрозумілих, доступних і, що найважливіше, соціально прийнятних нормах громадянської поведінки.

Зміцнення прозорості та дотримання стандартів поведінки у  місцевому самоврядування  є важливим для запобігання нецільовому використанню муніципальних фондів, а також конфліктів інтересів, які можуть мати суттєвий негативний вплив на економічне зростання та розвиток громади.

Сфери, які заслуговують особливої уваги:

• Публічні закупівлі
• Відкриті дані та захист інформації
• Гарантії депутатської діяльності
• Податкова та бюджетна прозорість
• Кодекс поведінки посадових осіб Тернопільської міської ради
• Кодекс поведінки працівників комунальних підприємств, установ та організацій, підпорядкованих Тернопільській міській раді
• Кодекс етики депутатів Тернопільської міської ради
• Участь громадян у процесах планування та прийняття рішень

План забезпечення доброчесності

План забезпечення доброчесності є стратегічним документом і вважається важливим превентивним інструментом для зміцнення інституційної відповідності принципам доброчесності. У муніципалітеті він втілюється у суворому дотриманні моральних цінностей,  нормативних правил та професійних стандартів. Цей План також є функціональним документом, який передбачає заходи, зосереджені на оцінці ризику для досягнення цілей доброчесності у муніципалітеті.

Цей План:

• Пропонує проактивну систему управління ризиками, пов’язаними з порушенням принципу доброчесності;
• Допомагає муніципалітету ефективно розподіляти наявні ресурси та залучати нові задля зміцнення доброчесності та запобігання корупції;
• Покращує оперативний контроль з метою попередження порушень доброчесної професійної діяльності;
• Підтримує систему, яка б відповідала актуальним законодавчим та процедурним вимогам, та стандартам.

Ми розглядаємо цей План у якості основи функціональної системи управління засадами доброчесності (далі - ФСУЗД). Саме ФСУЗД в цілому, а не її ізольовані елементи, є одним із найважливіших факторів зниження значних економічних та людських витрат, пов’язаних із порушеннями принципів доброчесності, а також факторів забезпечення постійного вдосконалення організації, покращення репутації та надійності муніципального управління.

На нашу думку, цей План є не статичним, а «живим» документом, що буде переоцінюватися та оновлюватися за потреби. 

Його реалізація має підлягати систематичному моніторингу, а наповнення - періодично перевірятися та оновлюватися у відповідності до актуальних нормативних, інституційних, процедурних та кадрових змін в межах непостійного зовнішнього та внутрішнього організаційного середовища.

Відповідальність за регулярний моніторинг Плану несуть заступники міського голови. Відділу внутрішнього контролю рекомендується проводити періодичну перевірку та оцінювання якості виконання Плану. Крім того, рекомендується запрошувати представників постійної комісії Тернопільської міської ради з питань місцевого самоврядування, законності, правопорядку, регламенту та депутатської діяльності до розгляду реалізації Плану та заохочувати їх брати участь у моніторингу виконання Плану. Заступники міського голови відповідальні за періодичне звітування перед міським головою щодо процесу виконання цього Плану. Мінімальна частота звітності становить кожні півроку. Такий механізм звітування дозволяє міському голові вчасно робити відповідні коригуючі/запобіжні кроки у випадках, коли вживання конкретних заходів є проблематичним або затримується.

Стратегічні цілі, напрямки діяльності та заходи

У своїй діяльності муніципалітет зосереджується на чотирьох основних аспектах:

1. Підвищення ефективності, результативності та прозорості загальної системи управління громадою;
2. Підвищення ефективності, результативності, якості та прозорості роботи муніципалітету;
3. Удосконалення кадрової системи для підтримки та супроводу реформ  забезпечення доброчесності;
4. Створення можливостей для зовнішнього середовища, підвищення прозорості, залучення громадян та поширення передового досвіду.

СТРАТЕГІЧНА ЦІЛЬ 1:

Підвищення ефективності, результативності та прозорості загальної системи управління громадою

         Заходи:

1.1.1 Повідомити усіх співробітників про поточний План забезпечення доброчесності та розподілити обов'язки щодо його виконання та дотримання відповідних термінів. 

1.1.2. Зміцнити потенціал всіх співробітників щодо розуміння принципу доброчесності і реалізації заходів його впровадження шляхом поетапного індивідуально розробленого  навчання та підвищення  інформованості.

1.1.3. Забезпечити систематичне проведення внутрішнього моніторингу, оцінки та повідомлення результатів впровадження заходів по забезпеченню доброчесності.

1.2. Забезпечити перехід від планування заходів по забезпеченню доброчесності до функціональної системи управління засадами доброчесності

1.2.1   Забезпечити ефективне та структуроване внутрішнє спілкування.

1.2.3. Впровадити систему конфіденційного повідомлення про порушення норм доброчесності, виходячи із міркувань сумлінності та обґрунтованості, у тому числі про порушення законодавства, професійних стандартів або етики («гаряча телефонна лінія», онлайн-форми для повідомлення про неетичну поведінку або конфлікт інтересів посадових осіб тощо).

1.2.4. Запровадити структурований внутрішній моніторинг ефективності заходів по забезпеченню доброчесності у роботі муніципалітету впродовж запланованих  часових інтервалів (наприклад, кожні три місяці), та забезпечити механізм повідомлення результатів керівництву і вживання необхідних заходів протидії.

1.2.5. Ввести перевірку системи управління засадами доброчесності з метою перегляду надання інформації в межах запланованих інтервалів (наприклад, щорічно).    

1.2.6. Постійно застосовувати стандарти Системи управління якістю - формалізовану систему, яка документує процеси, процедури та розподіл обов’язків  для досягнення цілей політики по забезпеченню якості. Система управління якістю допомагає координувати та керувати діяльністю муніципалітету з метою задоволення споживчих та регляторних вимог, а також постійного підвищення ефективності та результативності. 

1.2.7. Постійно шукати, робити запит, отримувати і використовувати відгуки користувачів муніципальних послуг (наприклад, окремих мешканців) в якості інструменту для підвищення ефективності роботи заходів по забезпеченню доброчесності та якості обслуговування. Відповідні підрозділи муніципалітету повинні планувати та здійснювати опитування жителів про задоволення якістю муніципальних послуг, в той час визначені міським головою посадові особи проводитимуть спеціальні перевірки якості громадських послуг без попередження і т.п.

1.3. Надання муніципальних послуг

Міська рада розробить документ, який врегулює надання муніципальних послуг, і кожна комунальна служба повинна буде розробити свої документи з усвідомленням того, що вона безпосередньо надає допомогу мешканцям громади. Зазначений документ є потужним інструментом для структурних підрозділів, керівництва та персоналу для постійного підвищення рівня надання послуг широкій громадськості та іншим зацікавленим особам за допомогою електронних засобів. Зазначений Документ перетворить міську раду на більш клієнт-орієнтовану, відкриту та відповідальну установу.

Документ про надання муніципальних послуг має включати інформацію чіткою та зрозумілою мовою про мінімальний рівень обслуговування, який житель громади може очікувати від муніципалітету. Це дозволяє усім сторонам використовувати відкритий і прозорий підхід, який є зрозумілим і ефективим. Документ охоплюватиме основну інформацію щодо підходу до надання послуг та відносин, у яких житель громади перебуватиме у тому числі:

• Функції виконавчих органів міської ради;
• Канали комунікації;
• Стандарти сервісу, на які може розраховувати житель громади;
• Основні права та обов’язки одержувача послуг; 
• Варіанти зворотнього зв’язку та подання скарг.

У зазначеному  Документі увага акцентується на ключових сферах, які є важливими для зацікавлених сторін та персоналу. Це «живий» документ, який повинен розвиватися відповідно до змін в органі місцевого самоврядування та відгуків його жителів громади.

 СТРАТЕГІЧНА ЦІЛЬ 2:

Підвищення ефективності, результативності, якості та прозорості роботи муніципалітету

Заходи:

2.1. Посилити правила / практики у важливих аспектах доброчесності: конфлікт інтересів, декларування майна, додаткова зайнятість, подарунки та гостинність, а також забезпечити,  щоб ці правила були зрозумілими, виконувалися та дотримувалися. 

2.1.1. Розробити внутрішні правила щодо оприлюднення інформації, додаткової зайнятості, декларування майна, подарунків та гостинності додатково до Кодексу поведінки та відповідних законодавчих актів.

2.1.2. Відкрити реєстр подарунків у муніципалітеті. 

2.2. Підвищити резистентність до порушень засад доброчесності шляхом посилення оперативного контролю дотримання доброчесності під час публічних закупівель

Публічні закупівлі являють собою сектор підвищеного ризику та складності, де безпосередня взаємодія між приватними та державними колами створює корисні можливості для отримання односторонніх переваг. Корупція  у публічних закупівлях спричинює ряд проблем: фіскальні збитки, втрата ефективності в результаті порушення конкуренції на ринку та зниження прибутків, які у свою чергу пов'язані з погіршенням доступу та якості суспільних товарів та послуг.

2.2.1. Розробити та запровадити мінімальні стандарти прозорості  закупівель у муніципалітеті.

2.2.2. Забезпечити  постійне підвищення кваліфікації працівників  відповідальних  за  закупівлі (зосередження уваги на професійних стандартах та доброчесності).

2.2.3. Запровадити розподілення обов'язків на ключових етапах закупівель.

2.2.4.  Дозволити послідовне виконання правил при конфлікті інтересів у процесі закупівель.

2.2.5.   Забезпечити вільний доступ громадян до всієї інформації щодо публічних закупівель.

2.2.6.  Впровадити норми етичної поведінки замовників та учасників під час здійснення публічних закупівель

2.3. Підвищити організаційну резистентність до порушень засад доброчесності в основних операційних сферах надання послуг

Муніципалітет має використовувати оперативні засоби контролю для управління основними виявленими ризиками доброчесності, забезпечення відповідності законодавчим вимогам та уникнення або мінімізації ризиків, пов’язаних з доброчесною поведінкою. При виявленні потреб у засобах оперативного контролю, муніципалітет враховує усі свої операції, включаючи ті, що пов'язані з функціями управління (наприклад, закупівлі, фінансовий менеджмент тощо); а також пов'язані з усіма основними поточними операціями.

Оцінка ризиків здійснюється на основі визначення основних ризиків доброчесності в контексті провідних функцій муніципалітету в таких сферах: 

• Місцеве планування; 
• Дотримання будівельних норм та стандартів контролю; 
• Землекористування;
• Розвиток інфраструктури;
• Регулювання місцевих послуг та об'єктів, у тому числі пов'язаних з розважальними, культурними заходами та дозвіллям, харчуванням, житлом, ринками, вуличною торгівлею, місцевими громадськими перевезеннями і таксі;
• Охорона здоров’я;
• Надання та обслуговування державних та комунальних послуг, у тому числі:
• Водопостачання
• Каналізації та дренажні системи
• Очищення стічних вод  
• Утилізація відходів
• Місцеві дороги
• Місцевий транспорт
• Місцеві системи опалення

Серед повноважень, делегованих муніципалітету, найбільш уразливими до порушень засад доброчесності є:

• Кадастрові реєстри;
• Реєстрація бізнесу;
• Цивільні реєстри;
• Реєстрація виборців;
• Розподіл соціальних виплат (за виключенням пенсій);
• Захист зелених насаджень;

Вирішуючи вищезгадані проблеми, муніципалітет визначив короткотермінові та довготермінові пріоритети та структурував засоби оперативного контролю у різних формах, як, наприклад: процедури, робочі інструкції, фізичний контроль, використання кваліфікованого персоналу або будь-яке їх поєднання. Вибір конкретних методів управління залежить від ряду факторів, таких як навички, знання та досвід людей, що проводять операцію, а також важливість і цілісність самої операції.

Відповідні заходи

• Збільшити кількість публічних послуг, доступних в електронному вигляді.
• Створити / збільшити кількість послуг, що надаються громадянам шляхом
  «комплексного замовлення»;
• Розробити / створити електронну систему обліку документів; електронне поширення та контроль документів; електронна обробка клопотань, створення електронного інтерфейсу для отримання інформації про клопотання щодо статусу файлів.

 Кадастр

2.3.1. Забезпечити необхідні ресурси  для функціонування   кадастру за допомогою кваліфікованих кадрів.

2.3.2. Забезпечити належну професійну підготовку персоналу в відділі містобудівного кадастру, особливо тренінг з питань доброчесності та етики.

2.3.3  Зміцнити механізми контролю в ЦНАПі.

2.3.4. Впровадити систему професійного сканування та архівування.

2.3.5. Забезпечити ефективну співпрацю між усіма відповідними управліннями муніципалітету, відповідальними за реєстрацію справ, пов’язаних з нерухомістю.

2.3.6. Створити належні механізми контролю у сфері реєстрації та скасування реєстрації.

Місцевий економічний

2.3.8. Розробити чіткі рекомендації (критерії та процедури), щоб ефективно керувати розподілом субсидій.

Місцеве планування                                                                                        

2.3.9. Внутрішня процедура / чіткі критерії, що визначають  основні ризики доброчесності у процесі місцевого планування та запобігають прийняттю суб'єктивних рішень.

2.3.10. Започаткувати середньострокове планування

2.3.11. Механізми контролю

Землекористування та розвиток

2.3.12. Внутрішні процедури / критерії 

2.3.13. Система планування

2.3.14. Механізми контролю

Громадські послуги

2.3.15. Зменшити можливості прямих контактів зацікавлених сторін з муніципальними посадовими особами та забезпечити розподіл обов'язків.

Розподіл  житла

2.3.16. Розробити житлову політику та відповідну процедуру, яка, як мінімум, слугуватиме для уникнення основних ризиків доброчесності при розподілі житла,  коли житло може бути незаконно надане бенефіціарам

2.3.17. Всі претенденти на житло повинні бути зареєстровані у встановленому порядку та повинні мати доступ до реєстрів для перевірки даних.

2.3.18. Посилений контроль за виконанням своїх зобов’язань забудовниками

• Забезпечення перевірки якості будівель.
• Завершені будинки мають здаватися забудовником у чіткій відповідності до вимог законодавства

2.4. Посилити контроль дотримання принципів доброчесності в рамках функцій внутрішнього контролю, аудиту та інспекції. Зовнішній аудит (з учасниками чи НУО, резидентами та / або зацікавленими підприємствами).

• 1. 1. Проведення спеціальних несистематичних перевірок для подальшого виконання економічних та вищезгаданих заходів.
     2. Продовжувати розробку наявної системи  внутрішньої та зовнішньої обробки подяк / скарг, як інструменту управління для покращення звітності, яка включатиме:
• Створення журналу для реєстрації всіх скарг для розробки подальших дій.
• Гарантії повідомлення результатів вирішення скарг заявникам у встановлені строки.
• Забезпечення періодичного (кожні два роки та щорічно) аналізу пропозицій та скарг, пов'язаних із якістю послуг та дотриманням стандартів наданих послуг.

2.5. Бюджет

1. 1. 1. Належний механізм подальшого виконання бюджетних видатків.
      2. Зовнішній контроль за виконанням бюджету шляхом створення комітету, до складу якого увійдуть представники органів місцевого самоврядування та незалежні спостерігачі від НУО, для регулярного моніторингу виконання бюджету, тобто кожного семестру.
      3. З метою запобігання незаконного привласнення активів, надавати повну інформацію, підтримувати та регулярно поновлювати реєстр активів та щомісячно здійснювати його моніторинг.
      4. Регулярні та спеціальні перевірки реєстрації майна.

Удосконалення кадрової системи для підтримки та супроводу реформ із забезпечення доброчесності

 Заходи:

1. 1. 1. Представити Кодекс етики/ Кодекс поведінки/ Правила доброчесності перед членами муніципалітету . 
      2. Розглянути можливість залучення членів муніципалітету  до Днів протидії корупції, відкритих форумів та інших громадських заходів, пов'язаних із забезпеченням чесності, прозорості та протидії корупції.
      3. Започаткувати консультаційну практику з питань професійної етики або комісію з питань доброчесності в межах муніципалітету, щоб забезпечити правильне розуміння правил Кодексу поведінки та доброчесності, та допомогти вирішити питання етичної дилеми.
      4. Подальше вдосконалення процесів відбору та прийняття на роботу (процедура працевлаштування до муніципалітету).
      5. Перевірити кваліфікацію претендентів на роботу в рамках процедури працевлаштування на посаду до остаточного призначення.
      6. Поступова розробка та впровадження механізму захисту інформаторів у муніципалітеті.
      7. Забезпечити повний оперативний потенціал та анонімність «гарячої лінії», що надає можливість подання анонімних скарг та/або висловлення занепокоєння щодо можливих актів обману/шахрайства у муніципалітеті.